บทที่ 11

ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์การ

ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์การ (Enterprise Resource Planning : ERP) เป็นระบบสารสนเทศที่บูรณาการงานหลักต่างๆ ขององค์การ เช่น การจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล ฯลฯ เข้าด้วยกันโดยเชื่อมโยงกันแบบเรียลไทม์ (Real Time) เพื่อตอบสนองความต้องการข้อมูลหรือสารสนเทศโดยภาพรวมและการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ

วิวัฒนาการของระบบ ERP

ประมาณช่วงต้นทศวรรษที่ 1960  วงการอุตสาหกรรมได้นำระบบการวางแผนความต้องการวัสดุ หรือ MRP (Material Requirements Planning) มาช่วยสนับสนุนการดำเนินงานเกี่ยวกับการหารายการและจำนวนวัสดุที่ต้องการตามแผนการผลิตที่วางไว้ และนำมาช่วยด้านบริหารการผลิต  ซึ่งระบบ MRP ได้รับการยอมรับว่าสามารช่วยลดระดับวัสดุคงคลังลงได้ ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออก และช่วยให้การวางแผนและการสั่งซื้อวัตถุดิบให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น ต่อมาในช่วงทศวรรษที่ 1980 ระบบการผลิตมีความซับซ้อนมากขึ้นจึงมีการขยายขอบเขตระบบ MRP จากเดิมโดยรวมเอาการวางแผนและการบริหารทรัพยากรการผลิตอื่นๆ เข้ามาในระบบด้วยและเรียกว่าระบบ MRP II (Manufacturing Resource Planning) อย่างไรก็ตามระบบ MRP II  สนับสนุนการดำเนินงานในส่วนของการผลิต ยังไม่สามารถสนับสนุนการทำงานทั้งหมดในองค์การได้ จึงมีการขยายระบบให้ครอบคลุมงานหลักทุกอย่างในองค์การจึงเป็นที่มาของระบบ ERP

กระบวนการทางธุรกิจที่สนับสนุนโดยระบบ ERP

กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) ทั้งหมดในองค์การไม่ว่าจะเป็นกระบวนการผลิตสินค้า กระบวนการฝ่ายการเงินและการบัญชี กระบวนการขายและการตลาด กระบวนการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์และอื่น เพื่อให้กระบวนการทำงานต่างๆ นั้นเป็นไปอย่างอัตโนมัติ รวดเร็ว ไม่ซ้ำซ้อน และสามารถลดต้นทุนทั้งระบบได้ ข้อมูลจากกระบวนการหรือส่วนต่างๆ ขององค์การจะถูกจัดเก็บไว้ที่เก็บข้อมูลส่วนกลางซึ่งระบบงานอื่นๆ สามารถใช้งานข้อมูลร่วมกันได้ และยังช่วยให้ผู้บริหารได้รับทราบข้อมูลเกี่ยวกับผลการดำเนินงานที่ทันสมัย เพื่อใช้ในการบริหารและกำหนดกลยุทธ์ได้อย่างถูกต้องเหมาะสม และรวดเร็วทันเหตุการณ์

ประโยชน์และความท้าทายของระบบ ERP

-  กระบวนการบริหาร  ช่วยให้กระบวนการธุรกิจเป็นไปอย่างอัตโนมัติ ยังสามารถรวบรวมข้อมูลต่างๆ ให้กับผู้บริหารได้อย่างเที่ยงตรงและเป็นปัจุบัน ช่วยให้ผู้บริหารรับทราบข้อมูลทาการเงินซึ่งอาจอยู่ในหลายรูปแบบให้เป็นหนึ่งเดียวกันโดยการใช้ระบบเดียวกัน ทำให้ผู้บริหารทราบผลการดำเนินงานและตรวจสอบสถานการณืดำเนินงานโดยรวมขององค์การ และสามารถตัดสินใจด้านการบริหารได้อย่างทันท่วงที่และมีประสิทธิภาพมาขึ้น

-  เทคโนโลยีพื้นฐาน  ระบบ ERP ช่วยเชื่อมโยงระบบงานต่างๆ ที่กระจัดกระจายเข้าด้วยกันเสมือนเป็นระบบเดียวกันทั้งองค์การ

-  กระบวนการทำงานที่รวดเร็ว    การบูรณาการงานหลักต่างๆ ขององค์การเข้าด้วยกันช่วยให้ประสานการทำงานได้ทั่วทั้งองค์การทำให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น สามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

โครงสร้างของซอฟแวร์ ERP

1.  ซอฟต์แวร์โมดูล (Business Application Software Module) ได้แก่โมดูลที่ทำหน้าที่ในงานหลักขององค์การ ซึ่งแต่ละโมดูลนอกจากจะทำงานเฉพาะในแต่ละโมดูลนั้นๆ แล้วยังสามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกันได้

2.  ฐานข้อมูลรวม (Integrated Database) ซอฟต์แวร์โมดูลทุกโมดูลสามารถเข้าถึง (Access) ฐานข้อมูลรวมได้โดยตรงและสามารถใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลรวมนี้ร่วมกันได้

3.  ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการ (System Administration Utility) เป็นส่วนสนับสนุนการบริหารจัดการระบบ เช่น การคัดลอกสำเนา การลงทะเบียน และกำหนดสิทธิผู้ใช้งาน

4.  ระบบสนับสนุนการพัฒนาและการปรับเปลี่ยน (Development and Customization) เป็นส่วนสนับสนุนการพัฒนาหรือการปรับเปลี่ยนบางงานให้เข้ากับการทำงานขององค์การ

การขยายขีดความสามารถของระบบ ERP และระบบเครือข่ายอุตสาหกรรม

                การขยายขีดความสามารถของ ERP (Extended ERP) คือมีการขยายฟังก์ชันการทำงาน ERP ให้มีการบูรณาการกับซอฟต์แวร์อื่นๆ เช่น

          1)  ระบบการบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM)

                2)  การบริหารห่วงโซ่อุปทาน (SCM)

                3)  การพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-Commerce) ฯลฯ

                ทำให้ ERP และซอฟต์แวร์เหล่านี้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้และเป็นการบูรณาการที่มี ERP เป็นฐาน นอกจากนั้นยังมีการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตและเว็บแอปพลิเคช่น (Web Application) เพื่อเชื่อมต่อระว่างกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์การเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจภายนอกองค์การ

กรณีศึกษาบทที่ 11

โซ่อุปทานของบริษัทเชฟรอน เทคซาโก

1. ระบบที่ใช้ในบริษัทเชฟรอน เทคซาโก จัดว่าเป็นระบบบริหารทรัพยากรองค์การแบบขยายขีดความสามารถ (Extended ERP) อย่างไร ให้อธิบายพร้อมยกตัวอย่างจากกรณีศึกษาประกอบ

ตอบ =  การขยายขีดความสามารถ (Extended ERP) คือมีการขยายฟังก์ชันการทำงานของ ERP ให้มีการบูรณาการกับซอฟต์แวร์อื่นๆ  ทางบริษัทได้นำระบบ SAP ทำงานคู่กับซอฟต์แวร์ประยุทกต์ซึ่งบันทึกข้อมูลแบบเรียลไทม์ (Real time) ณ.สถานีก๊าซ รวมทั้งสนับสนุนการวางแผนระบบสาสนเทศในอนาคต

2. ประโยชน์ที่ทางบริษัทเชฟรอน เทคซาโกได้รับหลังจากการเปลี่ยนระบบมีอะไรบ้าง จงอธิบาย

ตอบ =            1.  บริษัทมีผลกำไรมากขึ้น

                2.  สามารถวางแผนหรือทำนายความต้องการล่วงหน้าอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

                3.  ทำให้สถานีต่างๆ ไม่ขาดแคลนก๊าซ

                4.  บริษัทมีความเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจแบบก้าวกระโดด

5.  สามารถลดระยะเวลาในการตัดสินใจ + การทำงาน

3. ท่านจะเสนอแนะแนวทางในการนำระบบ ERP มาใช้ปฏิรูปองค์การธุรกิจได้อย่างไรบ้าง

ตอบ = ประโยชน์ในการนำระบบ ERP เข้ามาใช้นั้นช่วยให้กระบวนการในการทำงานขององค์การเป็นอย่างอัตโนมัติ (มีการเชื่อมต่อกันทั้งองค์การ) ทำให้การทำงานขององค์การเป็นในแนวทางเดียวกันส่งผลผู้บริหารทราบข้อมูลผลการดำเนินงานและตรวจสอบสถานการณ์ดำเนินงานโดยรวมขององค์การและสามารถตัดสินใจการบริหารได้อย่างทันท่วงทีและมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว พร้อมทั้งสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันขององค์การ

คำถามท้ายบทที่11

ข้อ 1. อธิบายความหมายของระบบการวางแผนทรัพยากรองค์การและโครงสร้างของระบบ
คำตอบ.
ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์การ หรือที่เรียก ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planing เป็นระบบสารสนเทศที่บูรณาการงานหลักต่าง ๆ ขององค์การ เช่น การจัดซื้อจักจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล ฯลฯ เข้าด้วยกันโดยเชื่อมโยงกันแบบเรียลไทม์ (Real Time) เพื่อตอบสนองความต้องการข้อมูลหรือสารสนเทศโดยภาพรวมและการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพและทันท่วงที

โครงสร้างของระบบ ERP

1. ซอฟต์แวร์โมดูล (Business Application Software Module) ทำหน้าที่หลักในองค์การ แต่ละโมดูลจะทำงานเฉพาะในแต่ละโมดูลนั้นๆ แล้วยังสามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกันได้

2. ฐานข้อมูลรวม (Intergrated Database) ซอฟต์แวร์โมดูลทุกโมดูลสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลรวมได้โดยตรง และ สามารถใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลรวมนี้ร่วมกันได้ ข้อมูลในเรื่องเดียวกันที่ได้จากการประมวลผลของซอฟต์แวร์โมดูลต่างๆ จะถูกจัดให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน และนำมาเก็บไว้ที่เดียวกัน ทำให้ช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล

3. ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการ (System Administration Utility) เป็นส่วนที่สนับสนุนการบริหารจัดการระบบ เช่น การคัดลอกสำเนา การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล การบริหารเครือข่าย การ(Backup) ข้อมูล

4. ระบบสนันสนุนการพัฒนาและการปรับเปลี่ยน (Development and Customization) เป็นส่วนที่สนับสนุนการพัฒนา หรือปรับเปลี่ยนบางงานให้เข้ากับการทำงานขององค์การ

ข้อ 2. องค์การจะได้รับประโยชน์และมีความท้าทายอย่างไรในการนำระบบ ERP มาใช้
คำตอบ.

ประโยชน์
- กระบวนการบริหาร ระบบ ERP สามารถรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ให้กับผู้บริหารได้อย่างเที่ยงตรง ทำให้ผู้บริหารทราบผลการดำเนินงาน และตรวจสอบสถานการณ์การดำเนินงานขององค์การ ระบบ ERP ช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปในทางเดียวกัน

- เทคโนโลยีพื้นฐาน ระบบ ERP ช่วยเชื่อมโยงระบบงานต่างๆที่กระจัดกระจายเข้าด้วยกันเสมือนเป็นระบบเดียวกันทั้งองค์การการสร้างมาตรฐานและสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ของระบบงานต่างๆ จะช่วยลดเวลา และจำนวนคนในการทำงาน ลดขั้นตอน และ ค่าใช้จ่าย

- กระบวนการทำงานที่รวดเร็ว การบูรณาการงานหลักต่าง ๆ ขององค์การเข้าด้วยกันช่วยให้ประสานงานทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบสนองความต้องการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

ความท้าทาย

- การเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินธุรกิจ และ วัฒนธรรมการทำงานภายในองค์การ
การนำ ERP มาใช้ ผู้ใช้อาจต้องปรับขั้นตอน หรือเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานให้เหมาะสม ความท้าทายก็คือ การค้นหาว่าขั้นตอนการทำงานใดที่สมควรจะควรจะต้องได้รับการปรับเปลี่ยน และทำการเปลี่ยนแปลงให้เข้ากับ ERP

- การบริหารโครงการระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ และค่าใช้จ่ายในตอนเริ่มต้นที่สูง
การพัฒนาระบบ ERP จะมีค่าใช้จ่ายที่สูงตอนเริ่มต้น แต่ยังไม่ได้รับการประเมินประโยชน์ จนกว่าจะมีการนำระบบไปใช้ และบุคลากรมีความชำนาญมากขึ้น มีความเข้าใจและเชื่อมั่นในข้อมูลที่ได้จากระบบ

- ความไม่ยืดหยุ่นในการปรับซอฟต์แวร์
ระบบ ERP เป็นระบบที่มีความซับซ้อนต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญในการติดตั้ง ดูแลบำรุงรักษา แต่บางครั้งการแก้ไขซอฟต์แวร์มากเกินไปอาจมีความเสี่ยงในการเจอ (Bug) หรือในกรณีที่นำเอาระบบมาใช้งานแล้ว เมื่อความต้องการขององค์การเปลี่ยนไปตามสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ซอฟต์แวร์อาจไม่มีความยืดหยุ่นพอเนื่องจาก ผู้ออกแบบซอฟต์แวร์ไม่ได้เตรียมการไว้ล่วงหน้า

ข้อ 3. ขั้นตอนในการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์การมีอะไรบ้าง จงอธิบาย

คำตอบ.
ขั้นตอนในการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์การ

1. การศึกษาและวางแนวคิด

ในขั้นแรกจะต้องทำการศึกษาถึงสภาพปัจจุบันขององค์การว่ามีความจำเป็นจะต้องนำ ERP มาใช้ในองค์การหรือไม่ ต้องมีการศึกษา และทำความเข้าใจถึงรูปแบบทางธุรกิจ กระบวนการทางธุรกิจปัญหาขององค์การและสภาพแวดล้อมภายนอกแล้ว จากนั้นก็รอขั้นตอนขออนุมัติจากผู้บริหารเพื่อให้นำ ERP มาใช้ เมื่อได้รับอนุมัติแล้วก็เริ่มทำในขั้นตอนการวางแผนต่อไป

2. การวางแผนนำระบบมาใช้

จะต้องมีการจัดตั้งคณะกรรมการขึ้นมาชุดหนึ่งมีหน้าที่ในการกำกับดูแลให้การคัดเลือกระบบ ERP เป็นไปในทิศทางที่ต้องการ คณะกรรมการจะดำเนินงานเกี่ยวกับการกำหนดลำดับขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจใหม่ กำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมายและขอบข่ายในการนำ ERP มาใช้ทุกส่วนขององค์การ หรือนำมาใช้กับกระบวนการหลัก ๆ ขององค์การ

3. การพัฒนาระบบ

เป็นขั้นตอนที่ลงในรายละเอียดของการพัฒนาระบบที่เหมาะสมกับองค์การ ประกอบไปด้วยการจัดทำแผนโครงการพัฒนาโดยละเอียด กำหนดงานที่จะต้องทำพร้อมทั้งระบุเวลา และเป้าหมายที่จะได้รับ ทำการสำรวจระบบ
งานปัจจุบันว่าจะต้องปรับปรุง ลดขั้นตอน หรือ เปลี่ยนแปลงงานอย่างไรสรุปความต้องการขององค์การว่ามีความต้องการซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถอะไรบ้าง แล้วกำหนดรูปแบบทางธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจที่น่าจะเป็นและนำกระบวนการนี้มาเปรียบเทียบกับกระบวนการทางธุรกิจที่มีให้เลือกจากซอฟต์แวร์ ERP

4. การใช้งานและปรับเพิ่มความสามารถ

ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการใช้ระบบ ERP ซึ่งจำเป็นต้องมีการฝึกอบรม และให้การสนับสนุนบุคลากรในการใช้ระบบ ส่งเสริมให้บุคลากรมีความชำนาญในการใช้ระบบ มีความเข้